Backup vorhanden – wann können Sie wieder arbeiten?
Montagmorgen, kurz nach acht.
Die ersten Mitarbeiter starten ihre PCs. Doch das zentrale System ist nicht erreichbar. Keine Aufträge, keine Kundendaten, keine gemeinsamen Dateien.
Die gute Nachricht kommt schnell:
„Das Backup ist vorhanden.“
Das beruhigt zunächst.
Für den Geschäftsführer ist aber eine andere Frage entscheidend:
„Wann können wir wieder arbeiten?“
Und genau darauf gibt ein vorhandenes Backup noch keine Antwort.
Denn zwischen „Wir haben eine Sicherung“ und „Unser Unternehmen ist wieder arbeitsfähig“ können wenige Minuten, mehrere Stunden oder im ungünstigen Fall Tage liegen.
Ein Backup sichert Daten – aber nicht automatisch Ihren Betrieb
Beim Thema Backup wird häufig nur eine Frage gestellt:
Werden unsere Daten gesichert?
Das ist wichtig. Aber für ein Unternehmen reicht diese Frage nicht.
Die bessere Frage lautet:
Wie schnell bekommen wir die benötigten Systeme und Daten wieder zurück?
Denn Mitarbeiter können mit einer vorhandenen Sicherung allein noch nicht arbeiten.
Sie benötigen funktionierende Geräte, Server oder Cloud-Dienste. Anwendungen müssen verfügbar sein. Zugänge und Berechtigungen müssen funktionieren. Datenbanken müssen wieder erreichbar sein.
Und oft hängt ein System vom nächsten ab.
Genau deshalb ist die Wiederherstellung mehr als das einfache Zurückkopieren einiger Dateien.
Datei gelöscht oder kompletter Server ausgefallen?
Nicht jede Wiederherstellung ist gleich.
Wenn ein Mitarbeiter versehentlich eine einzelne Datei löscht, kann diese möglicherweise innerhalb weniger Minuten zurückgeholt werden.
Anders sieht es aus, wenn ein kompletter Server ausfällt.
Dann müssen möglicherweise zuerst das Betriebssystem, Anwendungen, Einstellungen und Datenbanken wiederhergestellt werden. Anschließend muss geprüft werden, ob alles korrekt zusammenspielt.
Noch einmal anders ist die Situation bei einem Cyberangriff.
Hier wäre es gefährlich, einfach möglichst schnell alles zurückzusichern. Zuerst muss geklärt werden, welche Systeme betroffen sind und ob der Angreifer noch Zugriff hat.
Sonst besteht die Gefahr, dass zwar das Backup funktioniert – aber wenige Stunden später das gleiche Problem wieder auftritt.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Haben wir ein Backup?
Sondern:
Für welche Situation haben wir einen Wiederherstellungsplan?
Wie viel Ausfall kann Ihr Unternehmen verkraften?
Für die IT gibt es dafür zwei Begriffe: RTO und RPO.
Sie klingen komplizierter, als sie sind.
Wie lange dürfen Sie ausfallen?
Die erste Frage lautet:
Wie lange darf ein System nicht verfügbar sein, bevor es für Ihr Unternehmen wirklich problematisch wird?
Bei einem Archiv können vielleicht ein oder zwei Tage akzeptabel sein.
Bei einem Warenwirtschaftssystem, einer Produktionssteuerung oder einem zentralen Terminalserver können bereits wenige Stunden erhebliche Auswirkungen haben.
Diese gewünschte Wiederanlaufzeit wird häufig als RTO – Recovery Time Objective bezeichnet.
Für Geschäftsführer ist die Abkürzung aber weniger wichtig als die konkrete Antwort:
„Dieses System müssen wir innerhalb von vier Stunden wieder verfügbar haben.“
Damit lässt sich planen.
„So schnell wie möglich“ lässt sich dagegen weder sinnvoll planen noch überprüfen.
Wie viele Daten dürfen verloren gehen?
Die zweite Frage betrifft den Datenstand.
Angenommen, das letzte verwendbare Backup stammt von 22 Uhr am Vorabend und das System fällt am nächsten Tag um 15 Uhr aus.
Dann stellt sich die Frage:
Was passiert mit den Daten, die seit dem letzten Backup entstanden sind?
Aufträge, Dokumente, Buchungen oder Änderungen könnten fehlen.
Auch hier sollte die Antwort nicht erst während eines Notfalls gesucht werden.
Ein Unternehmen muss vorher wissen, welchen Datenverlust es verkraften kann.
Bei manchen Daten können mehrere Stunden akzeptabel sein. Bei anderen Anwendungen kann bereits eine Stunde problematisch werden.
Daraus ergibt sich, wie häufig Daten gesichert werden müssen.
Nicht jedes System muss gleichzeitig zurückkommen
Ein häufiger Fehler bei der Notfallplanung ist der Versuch, einfach „die IT“ wiederherzustellen.
Doch die IT besteht aus vielen einzelnen Komponenten.
Ein einfaches Beispiel:
Ein Unternehmen benötigt sein ERP-System dringend. Die Wiederherstellung des ERP-Servers allein hilft aber möglicherweise wenig.
Denn zunächst werden vielleicht Netzwerk, Benutzerverwaltung, Datenbank und bestimmte Schnittstellen benötigt.
Erst danach kann die eigentliche Anwendung wieder funktionieren.
Deshalb sollte für wichtige Systeme eine klare Reihenfolge festgelegt werden:
- Welche Systeme benötigen wir unbedingt?
- Welche Systeme hängen voneinander ab?
- Was muss zuerst wieder funktionieren?
- Was kann einige Stunden oder einen Tag warten?
Das muss kein hundertseitiger Notfallplan sein.
Gerade bei kleineren Unternehmen kann schon eine sauber dokumentierte Prioritätenliste einen großen Unterschied machen.
Ein realistisches Beispiel aus einem KMU
Nehmen wir ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern.
Ein zentraler Server fällt am Dienstagvormittag vollständig aus.
Die Datensicherung ist vorhanden und aktuell.
Auf den ersten Blick klingt die Situation gut.
Doch dann beginnen die Fragen:
Ist geeignete Ersatzhardware vorhanden?
Kann der Server direkt als virtuelle Maschine gestartet werden?
Wie schnell können mehrere hundert Gigabyte oder einige Terabyte Daten übertragen werden?
Sind alle benötigten Zugangsdaten verfügbar?
Wer kennt die richtige Reihenfolge für die Wiederherstellung?
Funktionieren danach die Schnittstellen zur Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Produktion?
Plötzlich wird deutlich:
Die Geschwindigkeit des Backups ist nur ein Teil der tatsächlichen Wiederherstellungszeit.
Ein Unternehmen kann jeden Abend erfolgreich sichern und trotzdem einen ganzen Arbeitstag stillstehen.
Warum ein Restore-Test mehr prüfen sollte als eine einzelne Datei
Viele Unternehmen testen ihre Sicherung, indem gelegentlich eine Datei zurückgeholt wird.
Das ist sinnvoll.
Es beantwortet aber nur eine Frage:
Kann diese Datei wiederhergestellt werden?
Ein echter Wiederherstellungstest sollte weitergehen.
Bei wichtigen Systemen interessiert uns:
- Kann das gesamte System wiederhergestellt werden?
- Wie lange dauert die Wiederherstellung tatsächlich?
- Funktionieren Anwendungen danach korrekt?
- Sind alle benötigten Daten vorhanden?
- Funktionieren Benutzer und Berechtigungen?
- Sind abhängige Systeme erreichbar?
- Wissen die verantwortlichen Personen, was zu tun ist?
Erst dann entsteht aus einer technischen Datensicherung ein verlässlicher Wiederanlaufplan.
Mehr dazu haben wir bereits im Beitrag „Sie haben ein Backup – aber funktioniert es wirklich?“ beschrieben:
Bei Ransomware gelten andere Regeln
Nach einem Hardwaredefekt kann es sinnvoll sein, möglichst schnell mit der Wiederherstellung zu beginnen.
Nach einem Cyberangriff sieht die Situation anders aus.
Bevor Systeme wieder in Betrieb genommen werden, muss geklärt werden:
Was wurde angegriffen?
Welche Systeme sind betroffen?
Seit wann könnte der Angreifer Zugriff gehabt haben?
Sind Zugangsdaten kompromittiert?
Welcher Sicherungsstand ist tatsächlich sauber?
Ein Backup von gestern hilft wenig, wenn sich der Angreifer bereits seit mehreren Wochen im Netzwerk befindet.
Deshalb gehören Backup, IT-Sicherheit und Notfallplanung zusammen.
Die Sicherung liefert die Daten.
Der Notfallplan bestimmt, wie daraus wieder ein sicherer Betrieb entsteht.
Auch Cloud-Daten müssen in die Planung
Viele KMU arbeiten heute nicht mehr ausschließlich mit einem eigenen Server.
E-Mails liegen in Microsoft 365. Dateien befinden sich in SharePoint und OneDrive. Anwendungen laufen bei verschiedenen Cloud-Anbietern.
Damit verschwindet das Thema Wiederherstellung nicht.
Es verändert sich nur.
Auch hier sollte klar sein:
Welche Daten werden zusätzlich gesichert?
Wie können sie zurückgeholt werden?
Wie lange würde eine größere Wiederherstellung dauern?
Wer ist dafür verantwortlich?
Was passiert, wenn ein Benutzerkonto gelöscht oder übernommen wurde?
Gerade bei Microsoft 365 lohnt es sich deshalb, Backup und Wiederherstellung getrennt von der reinen Verfügbarkeit der Cloud zu betrachten.
Mehr dazu:
Fünf Fragen, die ein Geschäftsführer beantworten können sollte
Sie müssen nicht wissen, wie Ihre Backup-Software technisch funktioniert.
Aber auf fünf Fragen sollte es in Ihrem Unternehmen eine klare Antwort geben:
1. Welche Systeme sind für unseren Betrieb kritisch?
Nicht alles muss innerhalb weniger Minuten wieder verfügbar sein.
2. Wie lange dürfen diese Systeme ausfallen?
Vier Stunden sind eine andere Anforderung als zwei Tage.
3. Wie viele Daten dürfen wir im schlimmsten Fall verlieren?
Eine Stunde? Einen Arbeitstag? Gar keine?
4. Wann wurde eine vollständige Wiederherstellung zuletzt getestet?
Ein grüner Status im Backup-System ersetzt keinen echten Test.
5. Wer macht im Ernstfall was?
Wenn diese Frage erst während des Ausfalls geklärt wird, geht wertvolle Zeit verloren.
Wenn Sie diese fünf Fragen beantworten können, wissen Sie bereits deutlich mehr über Ihre tatsächliche Ausfallsicherheit als durch die Aussage:
„Das Backup läuft jeden Abend.“
Backup ist nur ein Teil der Antwort
Ein gutes Backup ist unverzichtbar.
Aber Unternehmen sichern Daten nicht, damit irgendwo eine Kopie liegt.
Sie sichern Daten, damit sie nach einem Problem weiterarbeiten können.
Genau deshalb sollte eine Backup-Strategie nicht beim erfolgreichen Sicherungslauf enden.
Sie sollte beantworten:
Welche Daten brauchen wir?
Wie schnell brauchen wir sie?
In welcher Reihenfolge werden unsere Systeme wiederhergestellt?
Und haben wir das tatsächlich schon einmal getestet?
Erst dann wird aus einer Datensicherung echte Vorsorge für den Betrieb.
Wissen Sie, wann Ihr Unternehmen wieder arbeitsfähig wäre?
Eine einfache Frage bringt oft schnell Klarheit:
Wenn Ihre wichtigsten Systeme heute ausfallen – wann können Ihre Mitarbeiter wieder normal arbeiten?
Wenn darauf niemand eine belastbare Antwort geben kann, lohnt sich ein genauer Blick auf Backup und Wiederherstellung.
Bei ICTE prüfen wir nicht nur, ob eine Sicherung vorhanden ist. Wir betrachten auch, was Ihr Unternehmen im Ernstfall tatsächlich benötigt: wichtige Systeme, Abhängigkeiten, Wiederherstellungszeiten und den Ablauf des Wiederanlaufs.
So wird aus „Wir haben ein Backup“ eine wesentlich bessere Aussage:
„Wir wissen, wie wir wieder weiterarbeiten können.“
