Wie können Sie mit moderner Bürokommunikation mehr weiter bringen? Teil 2

Mit Instant Messaging und Collaboration Plattform die Zusammenarbeit und Kommunikation verbessern

Im ersten Teil unserer Serie „Wie können Sie mit moderner Bürokommunikation mehr weiter bringen?“

Instant Messaging – Mehr als nur ein Jugendtrend

Eigentlich kennt man Instant Messaging als Kommunikationsmethoden unter Jugendlichen, die WhatsApp, Skype & Co einsetzen, aber solche Tools können auch im Unternehmen eingesetzt werden. Es sollten dann eher nicht Tools sein, die für den Privatanwender gedacht werden, sondern für den Unternehmenseinsatz konzipiert sind, wie zum Beispiel Skype for Business. Instant Messaging eignet sich sehr gut für die unternehmensinterne Kommunikation. Einige dieser Tools erlauben auch eine unternehmensübergreifende Kommunikation oder bietet auch eine Verknüpfung zu deren Consumer Varianten.

Der Vorteil von Instant Messaging liegt auf der Hand: Man sieht sofort, welcher Kommunikationspartner gerade „online“, „in  einem Meeting“ oder „offline“ ist. Schreiben Sie eine Nachricht, erscheint es sofort beim Adressaten. Dieser kann selbst entscheiden, ob er sofort antwortet oder die Beantwortung auf später verschieben. Viele dieser Tools gibt es für Computer, Tablets und sonstige mobile Devices, so dass der Angeschriebene auf dem Gerät seiner Wahl antworten kann.

Fakt ist, dass es weniger zeitaufwendig ist, Instant Messages zu verfassen als Emails zu schreiben oder zu telefonieren. Darüber hinaus lassen sich Chatverläufe als übersichtliches Konversationsprotokoll lesen – ein Mehrwert gegenüber langen Email-Korrespondenzen.

Collaboration Plattform für grenzenloses Zusammenarbeiten

Um Zusammenarbeit zu optimieren und zu vereinfachen, setzen viele Unternehmen auf Collaboration Plattformen, wie Basecamp, Trello oder Microsoft SharePoint. Anders als bei Wikis, stellen Collaboration Plattformen eine ganze Werkzeugskiste voller verschiedenen Tools zur Verfügung. Wikis können auch eines dieser Werkzeuge sein, ebenso gemeinsame Dokumentenverwaltung und Chat-Kommunikation. Die Vergabe von Rechten lässt sich darin sehr differenziert konfigurieren.

Microsoft SharePoint ist ein sehr mächtiges Tool, dass auf „Webseiten“ – nicht mit den über das Internet zu erreichenden zu verwechseln -, die für Benutzer oder Projekte erstellt werden können. Damit können Sie Texte und Dokumente teilen, gemeinsame Kalender einrichten, Diskussionsforen betreiben und gemeinsame Dokumentensammlungen ins Leben rufen.

Basecamp sticht durch die besondere Einfachheit hervor und eignet sich besonders für Kleingruppen ab etwa drei Personen. Als Benutzer kann man dort Dokumente hochladen, Diskussionen starten, To-Do-Listen erstellen und vermerken, wer welche Aufgabe zu erledigen hat. Es lassen sich auch gemeinsame Kalender erstellen und Deadlines setzen.

Trello ist ein Projekt Managing Tool, das eine von Toyota entwickelte Projekt Management Methode verwendet. Mit Trello können große Projekte sehr effizient gesteuert werden.

Autotask Workplace ist ein einfaches File Sync und Share Lösung für die speziellen Anforderungen an Unternehmen entwickelt und erlaubt ein sicheres Teilen von Daten und stellt sicher, dass nur befugte Personen Zugriff auf die Daten haben.

Ein großer Vorteil dieser Lösungen besteht darin, dass der Zugang auch mit dem Smartphone über Apps möglich ist. Der Zugriff ist von überall aus möglich. Durch die Speicherung der Daten in der Cloud muss sich niemand Gedanken machen, wo welche Inhalte abgespeichert sind – sie sind einfach immer verfügbar.

Bedenken Sie bei der Auswahl immer, dass ein Tool Sie bei Ihren Prozessen unterstützen soll und nicht, dass Sie Ihre Prozesse an das Tool anpassen müssen. Collaboration Tools, wie z.B. das mächtige SharePoint, können sehr viel, aber es muss um sinnvoll eingesetzt werden kann, auch entsprechend konfiguriert werden. Darum wählen Sie ein geeignetes Tool für Ihr Unternehmen mit Sorgfalt und nehmen sich Zeit für die Planung der Einführung in Ihr Unternehmen.